Privacyverklaring Open Keuzecatalogus Leermiddelen

Versie 1.0 – 1 oktober 2026

1. Over de Open Keuzecatalogus

De Open Keuzecatalogus Leermiddelen (OKL) is een voorziening van SIVON voor het onderwijs. In de openbare catalogus kan iedereen leermiddelen vinden en vergelijken, zonder in te loggen. In de ingelogde omgeving werken schoolteams samen aan hun visie op leermiddelen en onderbouwen zij hun keuzes. De OKL is een informatieplatform: leermiddelen zelf worden er niet aangeboden of opgeslagen.

SIVON heeft de ontwikkeling en het beheer van de OKL opgedragen aan Stichting Education Warehouse (hierna: Education Warehouse). Education Warehouse verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht en volgens de instructies die in een verwerkersovereenkomst zijn vastgelegd, en gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden.

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens in de OKL worden verwerkt, waarvoor, door wie en welke rechten u heeft.

2. Wie is verantwoordelijk?

Medewerkers van SIVON hebben geen toegang tot de persoonsgegevens van scholen in de ingelogde omgeving. Het beheer van die omgeving ligt bij een beperkt aantal beheerders van Education Warehouse, uitsluitend voor functioneel beheer en ondersteuning.

3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?

3.1 Bezoek aan de openbare catalogus

Voor het bezoeken van de openbare catalogus hoeft u niet in te loggen. Bij uw bezoek worden de volgende gegevens verwerkt:

• Technische gegevens zoals uw IP-adres en browsergegevens, om de website te laten werken en te beveiligen, en om misbruik en storingen te kunnen onderzoeken.
• Zoek- en bladergedrag (zoektekst, filters en resultaten, en welke leermiddelen u bekijkt en vergelijkt), vastgelegd met een sessiecode. Zo kan SIVON zien hoe de catalogus wordt gebruikt, de zoekfunctie verbeteren en verantwoorden hoe zoekresultaten tot stand komen, ook tegenover aanbieders van leermiddelen. Bent u ingelogd, dan is dit nu nog te herleiden tot uw account; die koppeling wordt vóór de uitrol na de pilot, uiterlijk op 1 januari 2027, losgemaakt.
• Gebruiksstatistieken via Simple Analytics. Deze dienst gebruikt geen cookies en verwerkt geen persoonsgegevens.

De grondslag is het gerechtvaardigd belang van SIVON bij een goed werkende, veilige en bruikbare catalogus (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

3.2 Feedback op de catalogus

Via de knop voor feedback opent u een e-mail aan SIVON in uw eigen e-mailprogramma. Uw melding komt dus rechtstreeks bij SIVON binnen en wordt niet in de OKL vastgelegd. SIVON behandelt uw e-mail volgens haar algemene privacyverklaring.

3.3 De ingelogde omgeving voor schoolteams

In de ingelogde omgeving legt uw sectie of team samen een visie op leermiddelen vast en onderbouwt keuzes. Daarvoor worden verwerkt:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, school, schoolbestuur, rol en vak, sectie of team. Logt u in via Entree Federatie, dan ontvangt de OKL uw naam, e-mailadres, school, rol en een unieke code. Het lidmaatschap van uw vak, sectie of team geeft uw school door.
• Uw bijdragen: plus- en minpunten over leermiddelen, samenvattingen per thema en de visie van uw team. Uw bijdragen zijn zichtbaar voor de leden van uw eigen team.
• Gegevens over inloggen en gebruik, zoals tijdstip, IP-adres en browsergegevens, voor de beveiliging en het beheer van de omgeving.

Het schoolbestuur bepaalt het doel en de grondslag van deze verwerking. Meer informatie vindt u in de privacyverklaring van uw schoolbestuur.

Vul in vrije tekstvelden geen gevoelige persoonsgegevens in, zoals informatie over gezondheid of over leerlingen. Daar wordt niet om gevraagd.

3.4 E-mail en ondersteuning

• E-mail: voor het bevestigen van uw e-mailadres, het herstellen van uw wachtwoord, inloglinks en uitnodigingen stuurt de OKL e-mail. Daarbij worden uw e-mailadres, voornaam en de naam van uw organisatie of team gebruikt.
• Ondersteuning: als u een vraag stelt, worden uw contactgegevens en de inhoud van uw vraag verwerkt om u te helpen. Beheerders kunnen daarbij, alleen als dat voor uw vraag nodig is, tijdelijk meekijken in uw account. Dat wordt vastgelegd.

3.5 Wat er niet met uw gegevens gebeurt

De gegevens in de OKL worden niet gebruikt voor het beoordelen van medewerkers, voor reclame of voor andere doelen dan hier beschreven.

4. Met wie worden gegevens gedeeld?

Persoonsgegevens worden niet verkocht. Education Warehouse verwerkt de gegevens als verwerker en maakt daarbij gebruik van de volgende dienstverleners (subverwerkers), met wie afspraken zijn gemaakt over geheimhouding en beveiliging:

Daarnaast worden persoonsgegevens alleen aan anderen verstrekt als een wettelijke verplichting daartoe dwingt, bijvoorbeeld op verzoek van een toezichthouder of op grond van een rechterlijk bevel.

5. Waar worden gegevens opgeslagen?

De OKL draait op servers in de Europese Unie. Waar een dienstverlener buiten de Europese Economische Ruimte is gevestigd of daar gegevens opslaat, gebeurt dat alleen met passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie. Zie de tabel hierboven.

6. Hoe lang worden gegevens bewaard?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de doelen waarvoor ze zijn verzameld.

Na afloop van de termijn, of bij beëindiging van de dienstverlening, worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd. De termijnen worden aan het einde van de pilotperiode (1 januari 2027) geëvalueerd.

7. Beveiliging

SIVON en Education Warehouse vinden de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. De OKL wordt ontwikkeld volgens het beveiligingskader Grip op SSD en in lijn met ISO 27001. Maatregelen zijn onder meer versleutelde verbindingen, veilig opgeslagen wachtwoorden, eenmalige inloglinks met een beperkte geldigheid, autorisatie per team, logging van inloggen en beheerhandelingen, en versleutelde back-ups. Medewerkers met toegang tot persoonsgegevens zijn tot geheimhouding verplicht.

8. Cookies

De OKL gebruikt alleen een functionele cookie, die nodig is om u ingelogd te houden. Daarnaast bewaart uw browser enkele instellingen, zoals de leermiddelen die u wilt vergelijken. Daarvoor is geen toestemming nodig. De OKL gebruikt geen tracking- of marketingcookies. Gebruiksstatistieken worden bijgehouden met Simple Analytics, zonder cookies.

9. Uw rechten

U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens over te laten dragen. Meer informatie over deze rechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vraagt u om verwijdering van uw gegevens, dan wordt uw account in de OKL geblokkeerd en worden uw gegevens geanonimiseerd. In de versleutelde back-ups blijven ze nog staan tot die vervallen, uiterlijk na 12 maanden. Ze worden daar niet gebruikt, en wordt een back-up ooit teruggezet, dan wordt de verwijdering opnieuw uitgevoerd.

U kunt uw verzoek richten aan SIVON via privacy@sivon.nl. Gaat uw verzoek over de ingelogde omgeving, dan stemt SIVON de afhandeling af met uw schoolbestuur, dat verantwoordelijk blijft. U kunt ook rechtstreeks bij uw schoolbestuur terecht. U ontvangt binnen een maand een reactie.

10. Vragen of klachten

Met vragen of klachten over de omgang met persoonsgegevens in de OKL kunt u contact opnemen met de privacy officer van SIVON via privacy@sivon.nl. SIVON reageert binnen vier weken. U kunt zich ook wenden tot de Functionaris voor Gegevensbescherming van SIVON via hetzelfde adres. Bent u niet tevreden over de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast, bijvoorbeeld als de OKL nieuwe functies krijgt. De actuele versie staat altijd op de website van de OKL.